En muchas clínicas de reproducción asistida se da por hecho que la seguridad depende del sistema informático.
Si hay un EMR (Electronic Medical Record), hay trazabilidad y si hay trazabilidad, hay seguridad.
Pero la realidad es un poco más incómoda.
La mayoría de los incidentes no ocurren porque el sistema falle, sino porque se normalizan pequeños atajos diarios que, sumados, acaban comprometiendo la trazabilidad.
Estos son algunos de los más habituales.
1. Usuarios compartidos: cuando el sistema no se adapta al uso real
Este es, probablemente, el mayor agujero de trazabilidad que existe… y también uno de los más aceptados.
Suele empezar siempre igual: hay prisa, hay mucho trabajo, hay presión asistencial. El sistema no encaja del todo con el ritmo real del equipo y se busca una solución práctica.
Un mismo usuario para varias personas. En ese momento no parece pasar nada porque el trabajo sale y el día sigue.
El problema llega después, cuando hay que revisar una acción, surge una duda o alguien pregunta qué ocurrió exactamente.
Cuando varios profesionales utilizan el mismo usuario:
- No se sabe quién ha realizado realmente cada acción.
- Las acciones dejan de estar vinculadas a personas concretas.
- El sistema deja de ser una «fuente objetiva de verdad».
En ese punto, el sistema ya no puede responder:
- No sabe quién hizo qué.
- No distingue decisiones.
- No separa responsabilidades.
Un EMR no registra “acciones”, registra personas haciendo acciones.
Si no hay usuarios individuales, no hay trazabilidad real. Hay confianza.
Y la confianza no es un sistema de seguridad ni protege a los pacientes.
2. Validar en el sistema algo que ya se ha hecho “fuera”
Este es otro clásico, y muchas veces ocurre por los mismos motivos: presión, carga asistencial alta, cambios de turno.
La acción se realiza primero y después se “introduce” en el sistema.
El problema aparece cuando esta práctica deja de ser puntual y se convierte en una forma habitual de trabajar.
Entonces:
- El EMR deja de ser el punto central del proceso.
- Se rompe la secuencia lógica de los acontecimientos.
- Se depende cada vez más de la memoria.
- Se pierde trazabilidad temporal.
El sistema tiene menos capacidad para detectar incoherencias
Por eso los EMR modernos intentan:
- Minimizar la escritura manual.
- Facilitar la captura inmediata del dato.
- Reducir la distancia entre lo que ocurre y lo que queda registrado.
Cuando el EMR se utiliza como un registro histórico en lugar de como guía del proceso, deja de proteger.
3. Corregir datos sin dejar rastro claro
En el día a día de una clínica, corregir datos es inevitable. Errores tipográficos, ajustes, aclaraciones… forman parte del trabajo real.
El problema no es corregir. El problema aparece cuando, al corregir, la historia desaparece.
Cuando el EMR permite modificar información crítica sin dejar claro que ha habido un cambio y sin conservar el contexto original.
En esos casos, el sistema muestra un proceso aparentemente limpio, pero ha perdido parte de su historia.
La trazabilidad no consiste solo en ver el dato correcto final, sino en poder entender qué ocurrió durante el proceso:
- Qué se registró primero.
- Qué se cambió después.
- Quién lo hizo y en qué momento.
Cuando los cambios no quedan claramente identificados:
- Se pierde contexto.
- Se dificulta el análisis posterior.
- Y la trazabilidad se debilita, aunque el sistema “funcione”.
4. Cuando la trazabilidad depende de hacerlo todo bien
La mayoría de estos problemas no ocurren por mala praxis. Nacen del día a día.
- De sistemas que lo permiten y procesos que no lo impiden.
- De asumir que nadie compartirá usuarios.
- De dar por hecho que nadie registrará tarde o corregirá sin contexto.
Pero las clínicas no funcionan en condiciones ideales. Funcionan con personas, presión y volumen.
Y cuando la seguridad depende de que todo el mundo haga siempre lo correcto, sin ayudas reales del sistema, la trazabilidad se vuelve frágil.
Por eso la trazabilidad no es solo una funcionalidad del EMR. Es el resultado de:
- Usuarios individuales.
- Flujos bien pensados.
- Puntos críticos protegidos.
- Y sistemas que no dependan de la memoria ni de la buena fe.
Conclusión
La seguridad del paciente no se pierde cuando alguien se equivoca.
Se pierde cuando el sistema no puede decir quién hizo qué, cuándo y por qué.
Y muchas veces empieza con algo tan aparentemente inocente como compartir un usuario.
